Der Mietwagen auf Geschäftsreise ist ein bewährtes Mittel – flexibel, ohne langfristige Bindung und bei korrekter Abrechnung steuerlich absetzbar. Was Reisende und Unternehmen dabei beachten müssen.
Mietwagen für Dienstfahrten sind in vielen Unternehmen gängige Praxis. Im Vergleich zum Privat-Pkw entfällt das Thema Wartung und Abnutzung – der Mietwagen wird nach der Reise einfach zurückgegeben.
Für eine steuerlich verwertbare Rechnung muss diese auf den richtigen Rechnungsempfänger ausgestellt sein – also das Unternehmen, nicht den Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass bei der Buchung die korrekte Firmenadresse und ggf. die Umsatzsteuer-ID hinterlegt sind. Viele Anbieter ermöglichen eine Firmenrechnung direkt beim Buchungsvorgang oder im Kundenkonto.
Mietwagenkosten für betrieblich veranlasste Fahrten sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn ein Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit belegt werden kann. Wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten als privat und sind nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Bewahren Sie alle Belege auf und führen Sie ein Fahrtenbuch oder eine Reisekostenabrechnung.
Wer regelmäßig auf Geschäftsreise ist, profitiert von Firmenkonten bei großen Mietwagengesellschaften (Hertz CDW-Programm, Enterprise Business, Sixt Business). Diese bieten oft bevorzugte Fahrzeugklassen, schnellere Abwicklung und zentrale Rechnungsstellung – ideal für Unternehmen mit mehreren Reisenden.
Prüfen Sie, ob Ihre Unternehmens-Kreditkarte oder Reisekostenversicherung einen Mietwagenschutz beinhaltet, der die Selbstbeteiligung abdeckt. Viele Geschäftsreisekreditkarten bieten diesen Schutz als Inklusivleistung – was die Mietkosten spürbar senkt, weil teure Super-CDW-Optionen entfallen können.
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